Ať už jste součástí jakkoliv velké firmy, jistě denně čtete dokumenty MS Word, připravujete a prohlížíte tabulky MS Excel, posíláte e-maily v MS Outlook a možná i spravujete databáze v MS Access a prohlížíte prezentace v MS PowerPoint. Ano, MS Office dnes vládne firemnímu světu, a přesto málokdo využívá jeho plný potenciál. S námi se to ale může změnit.
Říkáte si, v čem by pro Vás naše služby byly přínosem? Nebudeme rozebírat odstavce teorií a rovnou uvedeme několik příkladů z naší praxe:
Pan X má malou truhlářskou firmu. Než nás oslovil, měl ceníky materiálu a služeb v přehledné tabulce v MS Excel. Faktury psal ručně, kontakt se zákazníky vyřizoval převážně e-mailem. Po naší analýze jsme provedli tuto změnu: Ceníky byly dobře zpracované, proto jsme je zachovali. V Excelu jsme na ně napojili jednoduchý výpočetní a fakturační systém, který usnadňoval vytváření, tisk a zálohování faktur, počítal náklady na objednaný materiál, vedl evidenci zákazníků a panu X automaticky vytvářel přehled o příjmech za daná období. V MS Outlooku jsme nastavili filtry pro třídění pošty, vytvořili několik verzí automatických odpovědí. Tato změna panu X ušetřila denně více jak 1 hodinu času, kterou místo administrativě věnoval zakázkám. Finanční náklady na námi provedené změny se mu vrátily za necelých šest týdnů.
Pan Y je soukromý finanční poradce. Než nás oslovil, využíval pro analýzu finančních možností zákazníka desítky programů různých investičních a finančních institucí. V programu MS Excel jsme mu vytvořili jednu aplikaci, do které jsme uložili data všech institucí, se kterými spolupracoval. Aplikace automaticky porovnala jím zadané vstupní hodnoty a a vygenerovala přehled určený pro zákazníka. V tomto přehledu stanovila nejvhodnější produkt, ukázala rozdíly mezi jednotlivými produkty atd. Tato změna panu Y ušetřila 2 hodiny času denně. Finanční náklady na námi provedené změny se mu ovšem nevrátily. Pan Y ušetřený čas věnoval svým koníčkům a rodině.
Firma XX s.r.o. se zabývá prodejem a distribucí potravin, má okolo 20 zaměstnanců. Než nás oslovila, měl každý pracovník ve svém počítači desítky dokumentů smluv, nabídek a poptávek. Ceníky nabídek měla zpracované v MS Excelu, stejně tak denní, týdenní a měsíční výkazy o prodeji, o aktivitě zaměstnanců, atd. Na sklad, výplaty a podobné věci používala ERP systém. Po naší analýze jsme ji navrhli převod některých věcí z Excelu do ERP systému. Tato změna firmu stála pouze čas věnovaný ručnímu převodu, který prováděl jejich zaměstnanec. Zbytek souborů Excelu jsme roztřídili dle zaměření, tabulky v souborech jsme propojili, takže změna dat v jedné tabulce automaticky vygenerovala data v tabulce druhé. Výpočty v tabulkách, které zaměstnanci prováděli ručně, nebo pomocí složitých vzorců, jsme zautomatizovali. Dokumenty Wordu jsme roztřídili a umístili do sdíleného adresáře. Tato změna firmě ušetřila kompletní čas jednoho zaměstnance, který byl nasazen na rozšíření distribuce. Díky tomu se finanční náklady na námi provedené změny firmě vrátily již za 14 dní.
Firma YY a.s. se zabývá výrobou a distribucí energie, má okolo 7000 zaměstnanců. Firma nás oslovila s konkrétní potřebou. Každý měsíc dostává data od zákazníků, které ukládá do jednotlivých souborů Excelu. Tyto soubory, kterých je řádově desítky a obsahují miliony dat, zpracová ručně a pomocí jednoduchých vzorců celé jedno oddělení firmy. Firma chce převody dat a výpočty zautomatizovat, ale požaduje výstupy do Excelu, aby je mohl každý zaměstnanec případně upravit. Vzhledem k obrovskému množství dat jsme vytvořili aplikaci, která načetla všechna data z Excelu do Accessu. V Accessu proběhly všechny náročné výpočty a výsledky byly exportovány zpět do tabulek Excelu. Zaměstnanci firmy pak jen upravovali výsledné reporty pro potřeby jednotlivých zákazníků. Tato změna ušetřila firmě čas 10 zaměstnanců, kterým byly přiděleny jiné úkoly. Finanční náklady se firmě vrátily za necelých 10 dnů.
Nejste si stále jisti, zda se Vám naše služby vyplatí? Nabízíme Vám nezávaznou analýzu Vaší stávající situace. Přijedeme, zjistíme aktuální stav, navrhneme řešení a orientační kalkulaci. Pak už záleží jen na Vás, zda se Vám bude naše nabídka zamlouvat. Pokud ne, ztratíte pouze trochu času.
Zajišťuje počítačové kurzy, školení, tvorba aplikací
kreativní webdesign, tvorba www stránek: NET-VOR | © 2010 Bluem, s.r.o.